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Document Management System DMS

Mit einem Dokumentenmanagement Systeme (DMS) werden elektronische Dokumente abgelegt, verwaltet, wiedergefunden und organisiert. Mit DMS ist es möglich Zugriffsrechte zu regeln.

Funktionen eines DMS

Die meisten DMS verfügen über folgende Funktionen:

  • Suchfunktionen, um Dokumente schnell wiederzufinden.
  • Eine Archivfunktion, mit der Dokumente unveränderbar über die Dauer von 10 Jahren archiviert werden können.
  • Eine Zuordnung zu Vorgängerversionen und anderen Dokumenten, die es ermöglicht Dokumente untereinander zu verknüpfen. Ein Vorteil ist, dass Dokumente nicht mehrmals abgelegt werden müssen.
  • Dokumente mit zahlreichen Berechtigungen zu schützen.
  • Das automatisierte Anlegen von Dokumenten Historien, mit denen es möglich wird jede Änderung an einem Dokument nachzuvollziehen und das Dokument gegebenenfalls zu jedem Zeitpunkt wiederherzustellen.

Ausgewählte DMS verfügen zudem über Erweiterungen, die eine revisionssichere Archivierung und eine sichere E-Mail-Archivierung gewährleisten, Workflows unterstützen, sowie Wiki-, Foren-, und CRM Funktionalitäten bereitstellen.

Open Source DMS

Besonders bei DMS sind Open Source Lösungen auf dem Markt etabliert. Häufig gibt es mehrere Versionen eines Anbieters. Die Basic Version wird als Open Source zur Verfügung gestellt und die Funktionen mit erweiterten Funktionalitäten werden kostenpflichtig angeboten. Eine zweite verbreitete Strategie ist die Basisversion kostenlos zur Verfügung zu stellen und kommerzielle Erweiterungen in Form von Komponentenbibliotheken anzubieten.

Einige Open Source DMS in der Übersicht:

  • Alfresco ist bereits lange auf dem Markt etabliert. Das Produkt wird als Paketlösung und als Version mit einer Erweiterungsbibliothek angeboten. Das System impliziert ein Web CMS.
  • KnowledgeTree hat sich dank seiner Entwicklergemeinde rasend schnell weiter entwickelt. Das System eignet sich hervorragend um das DMS an das Internet anzubinden.
  • Agorum Core hat eine sehr leistungsstarke Basisausstattung, die durch viele Pakete für jeden Anwendungsbereich erweitert werden kann.

Einrichtung und Betrieb

Wir helfen Ihnen bei der Wahl des für Sie richtigen Dokumentenmanagement Systems. Die Einrichtung und ggf. auch den Betrieb des DMS übernehmen wir gerne für Sie, sprechen Sie uns bitte an.